I prodotti e i servizi cui facciamo riferimento ogni giorno, ci portano a produrre o conservare una mole impensabile di documenti; in ufficio come a casa, ecco le regole per la conservazione.

A chi non è mai capitato di ricevere una richiesta di pagamento dopo mesi, ed essere convinti di aver già inoltrato tutto il dovuto? E quante volte invece capita di aver bisogno proprio di un determinato documento per poter portare avanti una pratica? A volte, a distanza anche di anni, può capitare che ci venga richiesto un documento che non ricordiamo più di avere, ma che può essere cruciale per la buona riuscita delle nostre attività e progetti, e per dribblare spiacevoli inconvenienti, fastidi ed equivoci.

Ecco quindi dove entrano in gioco archiviazione e conservazione. Ma attenzione, perché non tutti i documenti vanno conservati per uno stesso periodo di tempo: per alcuni sono necessari pochi mesi, altri invece andranno tenuti per tutta la nostra vita, è il caso degli atti notali e di rogito, ma anche dei certificati di matrimonio, di separazione e divorzio.

Sarà invece necessario tenere i documenti che riguardano le prestazioni lavorative, fino al raggiungimento della pensione: parliamo di buste paga, cedolini, contratti, che attestino il nostro status di dipendenti, per un’azienda o per l’altra.
Atti da tenere a portata di mano per un periodo superiore ai dieci anni, sono poi quelli relativi ai lavori edilizi, in particolar modo a quelli che riguardano il risparmio energetico.

Dal momento che l’Agenzia delle Entrate si occupa di inoltrare i rimborsi a rate, entro un periodo che spesso raggiunge i dieci anni di tempo, è necessario che le fatture emesse per i lavori e le ristrutturazioni di questo tipo, rimangano con voi per i 4 anni successivi all’ultima dichiarazione dei redditi.

Dieci anni di tempo sono necessari anche alla conservazione di quei documenti che attestano il pagamento di determinate utenze: come le bollette dei telefonini, il canone RAI, e la TARES o TARI, ovvero la tassa regionale e comunale sui rifiuti. Per quanto riguarda la tassa su tivù, computer e radio, l’articolo 2948 del Codice Civile stabilisce che tutti i pagamenti effettuati possano essere cestinati entro il periodo di pagamento, ma se si considera invece il Canone come un tributo allo Stato, il termine per la prescrizione cade entro i dieci anni; stesso discorso per estratti conti, bancari e postali.

E sono cestinabili invece dopo pochi mesi tutte le ricevute riguardanti il pagamento di prodotti e servizi, come i conti di hotel e pensioni: per cui è necessario un periodo di archiviazione di almeno 6 mesi; mentre i talloncini che attestano la spedizione o ricezione di buste, lettere, pacchi e l’uso di altri servizi di trasporto, richiedono almeno 12 mesi di conservazione, un limite che viene innalzato a 18, se i servizi di spedizione e trasporto coinvolgono un Paese esterno all’Unione Europea.

E per un anno devono essere conservati anche i documenti che provano il pagamento delle rette scolastiche, ma anche le iscrizioni a palestre ed enti sportivi; un limite che viene posto a 5 anni semmai queste spese dovessero essere inserite nella lista dei servizi fiscalmente detraibili, ad esempio per questioni di salute.
Cinque anni dunque anche per gli scontrini dei medicinali o per le fatture delle prestazioni mediche; ne bastano invece due per tutti quelli che servano a garantire l’acquisto di un prodotto, che non debba essere inserito nella lista dei documenti da tenere in considerazione ai fini della compilazione del 730 o del Modello UNICO. Le ricevute che consentano il rimborso da parte dello Stato, devono essere tenute infatti per almeno 6 anni di tempo, in quanto le autorità fiscali hanno la possibilità di portare avanti i dovuti accertamenti, fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della dichiarazione dei redditi. Nel caso poi in cui si debba ricevere un rimborso, la documentazione necessaria dovrà essere conservata fino alla ricezione dello stesso.

E per 5 anni, dovranno finire in archivio anche le fatture delle parcelle di avvocati, notai, architetti, geometri, idraulici e altri liberi professionisti, nel caso in cui vengano utilizzate a fini fiscali; altrimenti ne bastano solo 3. Stesso discorso per il bollo auto; in questo ultimo caso, meglio ancora se per 4 anni, come affermato da una recente sentenza della Cassazione. Un termine che sussiste anche nel caso in cui il veicolo venga venduto, e sale sempre a 5 se il pagamento verrà scaricato con la dichiarazione dei redditi.

Ma attenzione: se le ricevute in vostro possesso riguardano lavori coperti da garanzie, allora sarà necessario tenere quei documenti sempre pronti, almeno fino al compimento delle garanzie sottoscritte, pena il loro decadimento.
Anche le spese condominiali e i contratti d’affitto vanno conservati per 5 anni; stesso discorso anche per le utenze classiche, quali bollette del gas o della luce: il periodo di conservazione ha inizio con il giorno di scadenza indicato sulla ricevuta stessa. Lo stesso vale anche per le rate che hanno il compito di attestare il pagamento del mutuo; ricevute che alcuni consigliano sia meglio tenere fino all’estinzione del debito con la banca.

E si pone sempre a 5 anni, il limite di archiviazione per la Certificazione Unica dei Redditi (CUD), il documento per pensionati e dipendenti che certifica lo Stato Patrimoniale dell’individuo aziendale; farà fede come data iniziale, quella prevista per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Stesso discorso anche per le multe legate a violazioni del Codice della Strada, e per le rate di IMU ed ICI, che debbono essere tenute fino al quinto anno successivo alla presentazione del 730.

Nel caso in cui si sia goduto del diritto a ricevere un rimborso del 36% per i pagamenti effettuati entro il 31/12/2011, il periodo di conservazione può persino arrivare a raggiungere i 29 anni; non solo per via dei probabili accertamenti del Fisco, ma anche perché una delle condizioni per poter usufruire delle agevolazioni, è la necessità di dover dimostrare i pagamenti dell’ICI effettuati negli anni dal 1997 in poi.

Autore | Enrica Bartalotta